Informationen zum Datenschutz E-Recruiting

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Liebe:r Bewerber:in,

wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses über unser konzernweites Karriere-Portal übermittelten Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte.

Prozesse

In unserem SENS-Karriereportal können Sie zwischen verschiedenen Nutzungsmöglichkeiten wählen:

1. Onlinebewerbung (Stellenbewerbung)
2. Talentpool
3. Onboarding

a) Onlinebewerbung (Stellenbewerbung)

Die Onlinebewerbung ist die Kernfunktionalität des Systems. Hier bietet die SENS Ihnen die Möglichkeit zur konkreten Bewerbung auf eine ausgeschriebene Stelle und zu einer Initiativbewerbung.

b) Talentpool

War ein Bewerbungsverfahren für Sie nicht erfolgreich, ist Ihre Bewerbung aber für uns zukünftig interessant, können wir Sie zum Talentpool einladen, um so bei anderen, künftig zu vergebenden Stellen berücksichtigt zu werden.

c) Onboarding

War ein Bewerbungsverfahren für Sie erfolgreich und sollen Sie eingestellt werden, haben Sie die Möglichkeit alle notwendigen zur Einstellung benötigten Informationen und Unterlagen uns elektronisch zur Verfügung zu stellen. Dazu erhalten Sie per E-Mail einen Link zu unserem Mitarbeiterportal.

1. VERANTWORTLICHE STELLE IM SINNE DES DATENSCHUTZRECHTS

Iqony Solar Energy Solutions GmbH
Carl-Zeiss-Str. 4
97076 Würzburg
sens@iqony.energy
https://www.sens-energy.com/de/

Die Iqony Solar Energy Solutions GmbH agiert als zentraler Recruitingservice für die Abwicklung des Stellenbesetzungs- und Bewerbungsprozesses auch für ihre mehrheitlich gehaltenen Tochtergesellschaften. Verantwortlicher für die jeweilige Stellenausschreibung und die Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsprozess ist grundsätzlich die in der jeweiligen Stellenausschreibung angegebene SENS-Konzerngesellschaft. Iqony Solar Energy Solutions GmbH ist zentraler Ansprechpartner für alle Betroffenenbelange und erbringt die Recruiting-Leistung für ihre Tochtergesellschaften als Auftragsverarbeiter.

Die Iqony Solar Energy Solutions GmbH ist Teil des STEAG Konzerns.

2. KONTAKTDATEN UNSERES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN

STEAG GmbH
Konzerndatenschutzbeauftragter
Rüttenscheider Straße 1-3
45128 Essen
Deutschland
datenschutz@steag.com

3. ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN DER VERARBEITUNG

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist.

Rechtsgrundlage

a) Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages oder von vorvertraglichen Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO):

Die Verarbeitung Ihrer persönlichen Bewerbungsdaten erfolgt zur Begründung Ihres Beschäftigungsverhältnisses bzw. zur Besetzung von Stellen innerhalb unseres Unternehmens und für den Abchluss des Arbeitsvertrages.

b) Verarbeitung im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO):

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann für bestimmte Zwecke (z. B. für im Rahmen von Ihnen freiwillig gewünschter Aufnahmen Ihrer Daten in den „SENS-Talentpool“ oder Informationen über neue Stellenangebote, oder für von Ihnen freiwillig mitgeteilte besondere personenbezogene Daten) auch aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgen. Sie können diese jederzeit widerrufen. Grundsätzlich gilt, dass der Widerruf einer Einwilligung erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

c) Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO) von rechtlichen Verpflichtungen:

Sowohl die SENS als auch ihre Dienstleister unterliegen zudem rechtlichen Verpflichtungen im Rahmen derer sie zur Weitergabe Ihrer Daten berechtigt sind. Dies betrifft auch gesetzliche Anforderungen.

d) Verarbeitung aus berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO):

Ihre Bewerbungsdaten werden zur Wahrung unseres berechtigten Interesses des Recruitings von neuen Mitarbeiter:innen erhoben und verarbeitet. Daneben kann es notwendig sein, Beweise im möglichen Fall einer späteren Diskriminierungsklage, oder der Abwehr unberechtigter Ansprüche von Personaldienstleistern aufzubewahren. Es dient der Wahrung unserer berechtigten Interessen. Rechtsgrundlage für die Speicherung ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DSGVO. 

4. KATEGORIEN DER DATEN

Alle personenbezogenen Daten inklusive der sich aus allen Eingaben/Anlagen ergebenden Daten, die Sie im Rahmen Ihrer Registrierung/Bewerbung einpflegen, werden von SENS und von autorisierten Dienstleistern verarbeitet. Diese personenbezogenen Daten sind beispielsweise:

• Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie ein Passwort für Ihre Anmeldung und die Verwaltung Ihres Accounts
• Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer etc.)
• Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit
• Lebenslaufdaten (z.B. Schulbildung, Berufsausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse etc.)
• Dokumente im Zusammenhang mit Bewerbungen (Anschreiben, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Lichtbild etc.)

Beim Onboradingprozess über unser Mitarbeiterportal werden zusätzlich beispielsweise noch folgende Informationen verarbeitet:

• Steuerklasse, Angaben zur Sozialversicherung und Krankenkasse
• Bankverbindung
• Staatsangehörigkeit
• Bescheinigungen (wie z.B. Studienbescheinigungen, etc....)

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Angaben über rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung) werden von SENS nicht erhoben. Falls Sie besondere Kategorien personenbezogener Daten freiwillig mitteilen, verarbeiten wir diese rechtmäßig nach Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO.

5. QUELLEN DER DATEN

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. Ihrer Bewerbung und dem Onboardingprozess von Ihnen über unser Portal von Ihnen postalisch oder per E-Mail erhalten bzw. die Sie uns über andere Quellen übermitteln.

6. EMPFÄNGER DER DATEN

Alle personenbezogenen Daten inklusive der sich aus allen Eingaben/Anlagen ergebenden Daten, die Sie im Rahmen Ihrer Registrierung/Bewerbung einpflegen, werden von SENS und von autorisierten Dienstleistern verarbeitet.

Zugriff auf Ihre im System hinterlegten Daten haben die mit der Besetzung von vakanten Stellen beschäftigten Personen innerhalb des STEAG-Konzerns und der zuständige Betriebsrat. Der STEAG-Konzern erbringt auch IT-Support für SENS.

Iqony Solar Energy Solutions GmbH nutzt für das Karriereportal eine Software des IT-Dienstleister (Auftragsverarbeiter): d.vinci HR-Systems GmbH, Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg. Dieser betreibt die Software auf Servern der pop-interactive GmbH in Hamburg.

Iqony Solar Energy Solutions GmbH setzt zur Strukturierung und erleichterten Vergleichbarkeit von Lebensläufen CV-Parsing ein. Parsing ermöglicht das Auslesen von Lebenslaufinformationen aus Textdokumenten und Darstellung in einer einheitlichen Struktur. Soweit Sie Ihr Einverständnis erteilt haben, lesen wir das von Ihnen zur Verfügung gestellte Lebenslaufdokument bzw. Ihren bei Xing oder LinkedIn zur Verfügung gestellten Lebenslauf aus. Das CV-Parsing wird durch den Subunternehmer Textkernel B.V., Asterweg 15D, 1031 HL Amsterdam, Niederlande der d.vinci durchgeführt. D.Vinci hat uns zugesichert, dass die Verarbeitung nur in Rechenzentren in den Niederlanden und Deutschland erfolgt und, dass der Anbieter keinen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten hat.

Soweit Iqony Solar Energy Solutions GmbH als zentraler Recruitingservice für die Abwicklung des Stellenbesetzungs- und Bewerbungsprozesses ihrer mehrheitlich gehaltenen Tochtergesellschaften agiert, wird sie als Auftragsverarbeiter tätig.

7. ÜBERMITTLUNG IN EIN DRITTLAND

Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU. Zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs und zu Zwecken der Administration haben ausgewählte Mitarbeiter:innen des Iqony-Konzerns aus Deutschland sowie ausgewählte Mitarbeiter:innen des Dienstleisters d.vinci Zugriff auf Ihre Daten. Durch entsprechende Verträge sind die Geheimhaltung und ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt. Ihre Daten sind vor unberechtigtem Zugriff durch verschlüsselte Übertragung, verschlüsselte Speicherung, ein Rollen- und Berechtigungskonzept, ein Datensicherungskonzept und physische Schutzmaßnahmen für die Server geschützt. Diese Aspekte werden regelmäßig überprüft.

8. DAUER DER DATENSPEICHERUNG

Ihre Daten bleiben nach Abschluss einer konkreten Stellenbewerbung bis zu 180 Tagen gespeichert, soweit es nicht zu einem Vertragsabschluss kommt. Im Fall des Vertragsabschlusses werden Ihre Daten in die elektronische Personalakte übernommen.

Diese Frist gilt für jede einzelne Ihrer Stellenbewerbungen. Danach werden die von Ihnen hochgeladenen Dokumente automatisch gelöscht und Ihre Daten in einem anonymisierten Datensatz überführt. Dieser dient allein dem Zweck statistischer Auswertungen (z.B. Bewerbungsanzahl pro ausgeschriebene Stelle, Jobprofile mit besonders hoher Bewerbungszahl) und lässt keine Rückschlüsse auf Ihre Person zu.

Talentpool

Soweit Sie einer Speicherung Ihrer Daten im SENS-Talentpool zugestimmt haben, ist Ihre Einwilligung sechs Monate gültig. Dem Verbleib Ihrer Bewerbungsdaten im SENS-Talentpool muss nach Ablauf dieser Frist und nach Erhalt einer weiteren E-Mail erneut von Ihnen zugestimmt werden. Wenn Sie dem nicht zustimmen oder die E-Mail nicht beantworten, werden die von Ihnen hochgeladenen Dokumente automatisch gelöscht und Ihre Daten in einen anonymisierten Datensatz überführt.

Onboarding

Ihre Daten, die Sie SENS zur Verfügung gestellt haben, werden mindestens für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und darüber hinaus zu Aufbewahrungszwecken für mindestens weitere 10 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert. Mit Wegfall dieser Verpflichtungen und dem jeweiligen Verwendungszweck werden diese Daten gelöscht.

9. IHRE RECHTE

Sie besitzen ein Auskunftsrecht, d.h. Sie Sie können von uns verlangen, all die personenbezogenen Informationen, die wir erhoben haben und auf Zeit vorhalten, bekannt zu geben (Art. 15 DS-GVO). Darüber hinaus können Sie auch die Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder die Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) fordern und haben ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i. V. m. § 19 BDSG).

Weiterhin besteht das Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Artikel 77 DSGVO in Verbindung mit § 19 BDSG. In Bayern ist die zuständige Aufsichtsbehörde: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen, Art. 7 Abs. 3 DSGVO. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt, jedoch die Verarbeitung für die Zukunft unterbleibt.

Widerruf und sonstige Verlangen können Sie an unseren Konzerndatenschutzbeauftragten richten, Details siehe Ziffer 2.

10. IHRE PFLICHTEN

Im Rahmen der Nutzung des Karriere-Portals und des Onboardings der SENS müssen Sie die von uns abgefragten personenbezogenen Daten bereitstellen. Diese Daten sind für einen funktionierenden Bewerbungsprozess und das Einstellungsverfahren unerlässlich. Soweit Sie keine Daten zur Verfügung stellen oder zur Verfügung gestellte Daten ändern, hat dies Auswirkungen auf die Benutzbarkeit des Karriere-Portals, bzw. kann bis zu einer Nichteinstellung führen.

Stand März 2023